「疫」外當前，在家要怎麼上班？邦立資訊遠距辦公分享！
新冠病毒大流行，許多國家紛紛祭出隔離政策，限制人潮聚集，避免國民因為過度接觸而擴大感染。
而在台灣，雖然疫情獲得良好的控制，但許多企業為了配合防疫政策，也宣布分流辦公、甚至開始讓員工在家上班。
對我們來說，在家上班或是遠距辦公，是平時有在實施，但卻從未思考過實際執行效率的一件事情。
也因為這次事件，讓我們認真思考了實際在家上班的可能性。
在家上班需要考慮的問題，我們思考了三個層面，並且依序找到了解決的方法：
-
管理層面
實施在家上班最大的難度就是，不知道員工在家究竟有沒有認真上班。
家是個舒適的地方，潛在的誘因常常是削減辦事效率的原因。例如員工上班上到一半，可能跑去做家事、或是有養寵物的，跑去和寵物玩一會兒。
為了能夠掌握員工的工作內容與效率，我們很早就將員工任務透明化，藉由線上工具(如：Trello、Airtable等雲端或線上工具)，公開每位員工的工作內容與任務，各部門主管可以輕易掌握每位員工的工作內容。
即使在家工作，員工們也能夠透過線上工具，對自己應做、應交辦的任務了然於心。
▲我們使用Trello、Airtable這類的線上工具，公司任務透明化。任務完成後藉由搬移卡片，主管可以輕易地追蹤進度。
我們不約束員工在家工作需要全程專心的坐在電腦前，透過線上工具，主管與員工都可以對手邊的任務一目瞭然，跨部門的合作也能夠清楚執行交辦的流程，自然也能夠清楚掌握員工在家工作的效率。
-
執行層面
另一個在家工作的問題，就是員工上班時間所使用的工具與軟體。
某些員工可能因為家中的電腦效能不佳、或是因為公司使用的軟體授權等問題，無法使用家中電腦執行工作。
針對這個問題，我們使用《Chrome遠端桌面》來克服。
公司電腦預先設定自動開機時間，員工則在家中透過遠端連線控制電腦。透過這項作法，我們依然能夠使用自己熟悉的軟體，執行工作任務。
▲使用Chrome遠端桌面，我們就能透過裝置輕易地從任何地點控制公司的電腦。
《Chrome遠端桌面》另一個最大的好處就是，不必侷限在電腦上使用。只要有網路，我們也能透過APP控制公司電腦，也能夠上傳、下載檔案至連線的裝置或電腦。
-
溝通層面
溝通層面分為兩大部分，一是與公司同事、各部門之間的溝通；二則是與客戶之間的溝通。
-
與同事之間的溝通
行動裝置時代，人手一支手機，人與人之間的溝通其實並不是很大的問題。
溝通軟體經過幾年來的的改良，從單純的文字對話，到Skype正式開啟網路通話時代，直到現在大家經常使用LINE進行視訊通話。
目前我們能夠使用Skype與LINE進行線上群組會議，透過裝置，我們也能夠進行螢幕分享。
▲透過溝通軟體，線上會議也能直接在家進行。
而對於管理預算較夠的企業，則可以使用Slack或JANDI這類適合內部進行大量討論、以及專案分流討論的平台。
-
與客戶之間的溝通
與客戶的溝通，雖然電話仍然是不可或缺的一環，但對於既有的客戶，我們依然能夠使用通訊軟體或是E-mail進行溝通。
對於新客戶，我們則有足夠的資訊公開在我們的官方網站，讓客戶能夠對我們提供的服務項目一目瞭然。也能透過填寫線上表單，留下資料，讓我們能夠進一步地與客戶建立溝通的橋樑。
透過觀察各位員工在家工作的效率，發現依循我們的方式進行在家上班，並沒有減少員工的工作效率。在尊重員工的自主性、以及任務透明化的狀態下，透過通訊軟體與公司保持聯繫，員工在家，有自己的獨立工作區域，更能夠維持工作的品質。
科技的發展，讓上班的型態多了許多變化。除了這次的疫病流行以外，也能根據員工的需求，例如需要彈性工時的父母、或是家中臨時有特殊狀況的員工，提供多元的工作型態選擇。
