在家上班-遠距辦公分享

新冠病毒大流行,許多國家紛紛祭出隔離政策,限制人潮聚集,避免國民因為過度接觸而擴大感染。
而在台灣,雖然疫情獲得良好的控制,但許多企業為了配合防疫政策,也宣布分流辦公、甚至開始讓員工在家上班。

對我們來說,在家上班或是遠距辦公,是平時有在實施,但卻從未思考過實際執行效率的一件事情。
也因為這次事件,讓我們認真思考了實際在家上班的可能性。

在家上班需要考慮的問題,我們思考了三個層面,並且依序找到了解決的方法:

  1. 管理層面

實施在家上班最大的難度就是,不知道員工在家究竟有沒有認真上班。

家是個舒適的地方,潛在的誘因常常是削減辦事效率的原因。例如員工上班上到一半,可能跑去做家事、或是有養寵物的,跑去和寵物玩一會兒。

為了能夠掌握員工的工作內容與效率,我們很早就將員工任務透明化,藉由線上工具(如:Trello、Airtable等雲端或線上工具),公開每位員工的工作內容與任務,各部門主管可以輕易掌握每位員工的工作內容。
即使在家工作,員工們也能夠透過線上工具,對自己應做、應交辦的任務了然於心。

在家上班-線上工具管理任務
▲我們使用Trello、Airtable這類的線上工具,公司任務透明化。任務完成後藉由搬移卡片,主管可以輕易地追蹤進度。

我們不約束員工在家工作需要全程專心的坐在電腦前,透過線上工具,主管與員工都可以對手邊的任務一目瞭然,跨部門的合作也能夠清楚執行交辦的流程,自然也能夠清楚掌握員工在家工作的效率。

  1. 執行層面

另一個在家工作的問題,就是員工上班時間所使用的工具與軟體。

某些員工可能因為家中的電腦效能不佳、或是因為公司使用的軟體授權等問題,無法使用家中電腦執行工作。

針對這個問題,我們使用《Chrome遠端桌面》來克服。
公司電腦預先設定自動開機時間,員工則在家中透過遠端連線控制電腦。透過這項作法,我們依然能夠使用自己熟悉的軟體,執行工作任務。

在家上班-遠端桌面應用
▲使用Chrome遠端桌面,我們就能透過裝置輕易地從任何地點控制公司的電腦。

Chrome遠端桌面》另一個最大的好處就是,不必侷限在電腦上使用。只要有網路,我們也能透過APP控制公司電腦,也能夠上傳、下載檔案至連線的裝置或電腦。

  1. 溝通層面

溝通層面分為兩大部分,一是與公司同事、各部門之間的溝通;二則是與客戶之間的溝通。

  • 與同事之間的溝通

行動裝置時代,人手一支手機,人與人之間的溝通其實並不是很大的問題。
溝通軟體經過幾年來的的改良,從單純的文字對話,到Skype正式開啟網路通話時代,直到現在大家經常使用LINE進行視訊通話。

目前我們能夠使用Skype與LINE進行線上群組會議,透過裝置,我們也能夠進行螢幕分享。

在家上班-線上會議溝通
▲透過溝通軟體,線上會議也能直接在家進行。

而對於管理預算較夠的企業,則可以使用Slack或JANDI這類適合內部進行大量討論、以及專案分流討論的平台。

  • 與客戶之間的溝通

與客戶的溝通,雖然電話仍然是不可或缺的一環,但對於既有的客戶,我們依然能夠使用通訊軟體或是E-mail進行溝通。

對於新客戶,我們則有足夠的資訊公開在我們的官方網站,讓客戶能夠對我們提供的服務項目一目瞭然。也能透過填寫線上表單,留下資料,讓我們能夠進一步地與客戶建立溝通的橋樑。

透過觀察各位員工在家工作的效率,發現依循我們的方式進行在家上班,並沒有減少員工的工作效率。在尊重員工的自主性、以及任務透明化的狀態下,透過通訊軟體與公司保持聯繫,員工在家,有自己的獨立工作區域,更能夠維持工作的品質。

科技的發展,讓上班的型態多了許多變化。除了這次的疫病流行以外,也能根據員工的需求,例如需要彈性工時的父母、或是家中臨時有特殊狀況的員工,提供多元的工作型態選擇。

延伸閱讀:

什麼情況會需要使用GA呢?

什麼情況會需要使用GA呢?

Google Analytics(簡稱GA),是一款由Google提供的網站及應用程式的免費數據分析工具。 在網路資訊盛行的現在,Google搜尋引擎的使用人數高達80%,也讓多數的數據分析人員使用GA對自家的網站進行數據分析。

Google Maps API 自訂風格地圖啟用收費

Google Maps API 自訂風格地圖啟用收費

Google Map API在2018年宣布正式啟用收費,未來使用自訂風格的Google Map將會開始收費。

O2O,線上行銷推動線下銷售,關鍵字廣告也能宣傳實體店面

O2O,線上行銷推動線下銷售,關鍵字廣告也能宣傳實體店面

隨著網際網路的發展,人們的買賣行為從光臨店面到現在轉移到線上交易。而推廣商品的手法,也從傳統的夾報、傳單、報紙、廣播或電視廣告,進階到了網路多媒體廣告。